Conoce el ABC de una Auditoría de Software

Las empresas que no realicen un seguimiento de sus activos están expuestas a importantes riesgos legales y comerciales

Todas las empresas deben conocer a la perfección el proceso de adquisición y distribución de los activos de software que se utilizan en su entorno laboral, así como cualquier elemento que intervenga en una Auditoría de Software. Este proceso debe ser una parte integral de cualquier compañía de gestión de IT.

Si una organización no realiza un correcto seguimiento de los activos de software, las finanzas de la empresa se tambalearán, afectando negativamente a la actividad laboral de la compañía. Los costes, además, son impredecibles y pueden ir cargados de riesgos legales y comerciales. En esta entrada se destacan los puntos más importantes que se deben tener en cuenta cuando se va a realizar una Auditoría de Software:

Estar preparado

Sea cual sea la vía de entrada para realizar una Auditoría de Software, la organización debe hacer un plan de trabajo con el área de tecnología y con los responsables de adquirir y asignar las licencias. Después, debe preparar un informe detallado con todos los documentos que garantizan la compra de cada licencia. Aunque la empresa reciba una notificación para llevar a cabo la auditoría en ningún caso significa necesariamente que la compañía sea sospechosa de estar actuando fuera de la legalidad.

Cualquier evaluación de riesgos debe empezar con una revisión de las anteriores Auditorías de Software. Llevando a cabo un análisis exhaustivo se pueden extraer las fortalezas y debilidades de la misma, ayudando a obtener un amplio conocimiento sobre los riesgos de su incumplimiento y a evitar los errores pasados.

Conocer las figuras que pueden intervenir

Además de los fabricantes, existen varias figuras que pueden ejercer y notificar parte del proceso de una Auditoría de Software:

1. Los abogados

Pueden informar a las organizaciones, en representación de los fabricantes, sobre la fecha y las condiciones de la visita de un juez y un perito especializado en Auditorías de Software.

2. Las firmas internacionales de auditoría

Se trata de consultoras especializadas en servicios y aplicaciones tecnológicas que son partners de los principales fabricantes del mundo. TUYÚ Technology es una organización especializada en Tecnologías de la Información que ofrece a las empresas la ayuda necesaria para garantizar el cumplimiento de sus activos profesionales.

3. Business Software Alliance (BSA)

El grupo comercial encargado de detener la infracción de derechos de autor de software, representa a algunos fabricantes frente a los consumidores. Aunque no pueda sancionar a una compañía eso no significa que no tome alguna acción en tu contra si se demuestra que se está cometiendo algún tipo de infracción en contra de sus representados.

Saber que nadie está exento

Ninguna empresa está exenta de ser auditada a pesar de que ya lo haya sido el año anterior. De hecho, las auditorías se han incrementado desde 2009. Según Gartner, el 68% de las organizaciones ha tenido una petición de auditoría cada año.

Tener cuidado con las versiones

En las compañías suele ser común que se instalen versiones demo de programas para determinados proyectos. Es esencial que estas versiones se encuentren registradas y que, en caso de adquirirse después, se notifique.

A esto hay que sumar que, en muchas ocasiones, las empresas hacen un uso fraudulento de la mitad de los programas instalados en los dispositivos profesionales. Al no tener acceso a las actualizaciones ni  al servicio de soporte técnico, existen más posibilidades de que el programa no funcione correctamente.

Administra los activos empresariales mediante una Auditoría de Software

Los programas informáticos constituyen una de las principales herramientas de trabajo para muchas empresas. Por ello, y para prevenir riesgos, es esencial realizar un correcto seguimiento de todos los activos de software de una organización. TUYÚ Technology ofrece la solución BigFix con la que cualquier empresa podrá gestionar todos los programas que utiliza para mejorar y optimizar el rendimiento laboral.